Kat Mülkiyeti Kanununda bu isim altında bir defter düzenlenmemekle beraber gelir ve giderlerin net bir şekilde izlenebilmesi adına uygulamada bu isim altında defter de tutulmaktadır.
Yöneticiler gelirleri (aidatlar) ve giderleri doğru bir şekilde bu deftere kaydetmeli, kaydettikleri işlemlere yönelik fatura vb. evrakları da mutlaka muhafaza etmelidir. Giderlerde fatura alınması tercih edilmeli, yazar kasa fişlerinin ise arkalarına ne için harcama yapıldığı kaydedilmelidir. Bir hizmet karşılığında bir bedel (ücret vb.) ödeme yapılıyorsa, ödemeyi yapana mutlaka ilgili belgeler (gider makbuzu, gider pusulası) imzalattırılmalıdır.
Menüden HESAP İŞLEMLERİ->İşletme Hesap Defteri bağlantısı ile çalıştırılır. DÖRDÜNCÜ AŞAMA programıdır. ÜCÜNCÜ AŞAMA’ya kadar yapılan işlemlerin bir özeti şeklindedir. GİDERLER, GELİRLER ve HESAP ÖZETİ sekemelerinden oluşur.
GİDERLER sekmesinde, ay içerisinde yapılan ödeme kayıtları, GELİRLER sekmesinde ay içerisinde yapılan tahsilat kayıtlarını, HESAP ÖZETİ sekmesinde ise önceki ayden devir, ay içi gelir toplamı, ay içi gider toplamı, ay içi gelir/gider toplamı ve bilanço kapama işlemleri vardır.
Form başlık bölümünde VİRMAN İŞLEMLERİNİ GÖSTERME seçimi; işletme defterinde tüm para hareketleri gelir ve gider sayfalarında listelenir. Ancak, yönetim hesapları arasındaki para aktarımları(VİRMANLAR) toplam parasal varlıkta bir değişikliğe neden olmaz. Bu nedenle işletme defteri çıktısı oluşturulurken virman işlemlerini kağıt tasarrufu için yazdırmak istemeyebilirsiniz. Yazdırmamak için VİRMAN İŞLEMLERİNİ GÖSTERME seçilir.
HESAP ÖZETİ sekmesinde; ay içi gelir gider toplamları ile banka/kasalardaki para toplamları listelenir. Bilanço kapama ile işletme defteri ay sonu özetinin üyelere e-posta olarak gönderilmesi işlemleri yapılır.
Bilanço kapama işleminden önce gider ve gelirlerin kontrol edilmesi varsa hatalı kayıtlar, onaylamadan önce ilgili programlar vasıtası ile düzeltilmesi önemlidir. Bilanço onaylandıktan sonra İPTAL EDİLEMEZ. Onaylanmış bilanço dönemine ait kayıtlarda değişiklik yapılamaz. Ancak yedek dosyalardan geriye dönük yükleme yaparak düzeltme yapılabilir. Yedekleme ve geri yükleme için bakınız YEDEKLEME İŞLEMLERİ.
Kontroller tamamlandıktan sonra;
ONAYLA VE BİLANÇO DÖNEMİNİ KAPAT tuşu tıklandığında, içinde bulunulan ay işlemlerininin tamamı onaylanır ve bir sonraki aya geçilir. Onaylama ile bilikte, üst tarafta seçim yapılan işlemler de otomatik olarak gerçekleştirilir. Ay sonu hesap özeti bir sonarki aya devredilir. RAPORLA tuşları ile çıktılar oluşturulur.